Ochrona danych osobowych uczniów i rodziców - zbieranie danych przez szkołę

Pytanie:

Syn dostał w szkole ankietę do wypełnienia. Niestety nie mam tam informacji o ochronie danych osobowych, zgody (lub nie) na przetwarzanie danych. Nie wiem w jakim celu i komu będą dane udostępniane. Czy taki formularz jest zgodny z prawem? I co ewentualnie mogę wpisać, aby nie robić synowi problemów w szkole? Pytania w formularzu dotyczą m. in.: miejsca pracy rodziców, zawódów, źródeł dochodu, roku urodzenia rodziców, statusu rodziny (pełna, niepełna itd.), uzyskiwania pomocy społecznej, warunków bytowych i kulturowych rodziny (ilość pokoi, łazienka, tv, rower, biblioteczka, śpi sam czy z...), czy dziecko sprawia kłopoty wychowawcze (aroganckie, niegrzeczne, niepunktualne, niechętne...) i kilka innych kryteriów. Tytuł ankiety: Rozpoznanie Środowiska Rodzinnego.

Odpowiedź:

Szkoła ma prawo gromadzić jedynie dane w celu uzupełnienia informacji niezbędnych do celu prowadzenia działalności oświatowej. W tym przypadku są to: część I tego formularza - imię i nazwisko dziecka, data urodzenia, PESEL, adres zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców, adres zamieszkania, telefony kontaktowe.

Cała reszta jest tu ponad to, co GIODO i ustawa o danych osobowych oraz rozporządzenie MEN o gromadzeniu i przetwarzaniu danych przewidują jako niezbędne i uzasadnione. Nie ma też oznaczenia celu gromadzenia tego typu danych, miejsca ich przechowywania, pytania o zgodę na ich zebranie i przetwarzanie oraz informacji, że rodzice mają prawo wglądu do wypełnionych dokumentów a także wycofania danych. Zgoda oraz cel itd. gromadzenia danych nie mogą być w myśl ustawy o ochronie danych osobowych domniemane czy też zakładane z góry i niedookreślone.

Proponujemy wypełnić tylko te pola, które chce Pani ujawnić w szkole, resztę skreślić. W przypadku gdyby szkoła/ nauczyciel zapytał dlaczego Pani nie wypełniła można powiedzieć, że reszta pytań jest niezgodna z ustawą o ochronie danych osobowych i nie musi Pani wypełniać tego formularza w całości.
W razie dalszych pytań proszę odwrócić sytuację i zapytać jakie przepisy wskazują, że jest Pani zobowiązana dostarczyć szkole takie dane, że żąda Pani podstawy prawnej zarówno, co do formy jak i treści takiego formularza.

Analiza prawna:

Zakres danych osobowych, które mogą być gromadzone w szkole, także w związku z organizacją pomocy psychologiczno-pedagogicznej udzielanej uczniom, wynika również z przepisów szczegółowych m.in. rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania. Regulacje tego rozporządzenia są podstawą uprawnienia i obowiązku szkoły do gromadzenia określonych danych osobowych.

W dokumentach szkolnych gromadzi się takie informacje o uczniach jak:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • datę i miejsce urodzenia,
  • numer PESEL,
  • adres zamieszkania dziecka,
  • imiona i nazwiska rodziców (prawnych opiekunów),
  • adresy zamieszkania rodziców.

Dane te zawarte są w takich dokumentach szkolnych jak:

  • księga ewidencji dzieci i młodzieży podlegających obowiązkowi szkolnemu,
  • księga uczniów,
  • dzienniki zajęć,
  • arkusze ocen,
  • protokoły zebrań rady pedagogicznej.

Podstawa prawna:

§ 2, 3a – 5 rozporządzenia ministra edukacji narodowej i sportu z 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. nr 23, poz. 225 ze zm.).

Przetwarzanie danych osobowych przez szkoły i placówki odbywa się na ogół w oparciu o następujące przesłanki:

  • przetwarzanie jest niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
  • osoba, które dane dotyczą, wyraziła zgodę na ich przetwarzanie.

W przypadku gdy szkoła zamierza przetwarzać dane osobowe w zakresie szerszym aniżeli wynikający z przepisów prawa, konieczne staje się uzyskanie zgody zainteresowanej osoby na przetwarzanie tych danych. Oświadczenie o zgodzie powinno wskazywać podmiot, który ma dane przetwarzać, a także zakres danych i cel ich przetwarzania. Zgody nie można domniemywać w oparciu o oświadczenie woli innej treści, nie może ona być także dorozumiana. Należy ponadto pamiętać o tym, że zgodę w odniesieniu do przetwarzania danych osoby niepełnoletniej należy uzyskać od jej rodziców (opiekunów prawnych).

Dane uczniów

Obok danych nauczycieli, dane uczniów podlegają przetwarzaniu w jednostkach oświatowych w najszerszym zakresie. Skali przetwarzania danych odpowiada w tym wypadku skala wątpliwości dotyczących tego procesu. Oto przykładowe problemy, jakie wystąpić mogą w związku z przetwarzaniem danych uczniów:

  • dane osobowe uczniów mogą być udostępniane tylko wówczas, gdy zachodzą przesłanki przetwarzania; na mocy § 5 ust. 1 rozp. MEN z dn. 30.04.2007 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych (Dz.U. Nr 83, poz. 562, z późn. zm.) dane dotyczące ocen ucznia mają w związku z tym prawo poznać jego rodzice (prawni opiekunowie); prawo takie nie przysługuje natomiast innym niż uczeń i rodzice (opiekunowie prawni) osobom (np. babci), bez względu na stopień pokrewieństwa między nimi a uczniem;
  • zgodnie z cytowanym przepisem rodzicom (opiekunom prawnym) przysługuje prawo do zapoznania się z ocenami ucznia; uczeń nie może wyłączyć prawa swoich rodziców (prawnych opiekunów) do zapoznania się ze swoimi ocenami nawet po osiągnięciu pełnoletniości, przepisy nie nadają mu bowiem takiego uprawnienia;
  • w myśl obowiązujących przepisów zamieszczenie na tablicy ogłoszeń list dzieci wraz z wyszczególnieniem kwot zaległych opłat nie może być traktowane jako jednoznacznie naruszające przepisy u.o.d.o.; administrator danych powinien jednak wskazać przynajmniej jedną przesłankę przetwarzania, która czyni je zgodnym z wymogami u.o.d.o.

Dane rodziców

Rodzice to trzecia kategoria osób, których dane podlegają częstemu przetwarzaniu przez jednostki działające na podstawie przepisów u.s.o. Także i w przypadku tych danych dochodzi do sporów na tle legalności ich przetwarzania:

  • GIODO uznał, że publikując adresy zamieszkania członków rady rodziców dyrektor ingeruje w sferę życia prywatnego wspomnianych osób; rada rodziców powinna określić zasady kontaktowania się z nią w stosownym regulaminie;
  • dyrektor likwidowanej szkoły nie może odmówić organowi prowadzącemu udostępnienia adresów korespondencyjnych rodziców (prawnych opiekunów) uczniów, jeżeli organ zamierza wykorzystać adresy do poinformowania ww. osób o planach likwidacyjnych; u.s.o. w art. 59 ust. 1 nakłada na organ prowadzący obowiązek powiadomienia rodziców uczniów o planowanej likwidacji szkoły co najmniej na 6 miesięcy przed planowanym terminem likwidacji; możliwość przetwarzania danych osobowych rodziców obejmujących ich adresy korespondencyjne jest w tym wypadku niezbędna dla wykonania obowiązku, jaki ciąży na organie prowadzącym w świetle obowiązujących przepisów ustawowych – tym samym zachodzi jedna z wymienionych w art. 23 u.o.d.o. przesłanek uzasadniających przetwarzanie danych osobowych.

Do przetwarzania danych mogą zostać dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie, które nadał administrator danych. Administrator powinien prowadzić ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, zawierającą:

  • imię i nazwisko osoby upoważnionej,
  • datę nadania i ustania upoważnienia oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
  • identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

Administrator danych jest ponadto obowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane.

Upoważnienie do przetwarzania danych powinno zostać wydane w formie pisemnej. W upoważnieniu takim powinna się znaleźć wzmianka o okresie, na jaki zostaje wydane, o zakresie danych, które mogą podlegać przetwarzaniu przez określoną osobę, a także o zakresie czynności podejmowanych przez nią w związku ze wspomnianymi danymi.

Wymóg uzyskania upoważnienia dotyczy tylko tych osób, które przetwarzają dane osobowe. Administrator nie jest zatem obowiązany do wydania upoważnienia osobom, które w szkole lub placówce mają jedynie dostęp do pomieszczeń, w których dane osobowe są przechowywane, ale ich nie przetwarzają. Należy przy tym pamiętać, że dane te muszą zostać w należyty sposób zabezpieczone, tak by osoby nieupoważnione nie miały do nich dostępu.

Rozporządzenie MEN z dn. 27.08.2014 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych gromadzonych w bazach danych oświatowych, zakresu danych identyfikujących podmioty prowadzące bazy danych oświatowych, terminów przekazywania danych między bazami danych oświatowych oraz wzorów wydruków zestawień zbiorczych (Dz.U. poz. 1149) dostosowuje obecne przepisy do zmian wprowadzonych w ustawie o systemie oświaty w związku z wejściem w życie ustawy z dn. 12.12.2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. z 2013 r. poz. 1650, ze zm.). Chodzi przede wszystkim o nowy katalog osób uprawnionych do korzystania z nauki w polskim systemie oświaty, tj. uczniów, słuchaczy i wychowanków, którzy nie są obywatelami polskimi (art. 94a ust. 6 u.s.o., który wszedł w życie 01.05.2014 r.).

Nowe przepisy umożliwiają też gromadzenie danych dotyczących nowych kategorii pracowników zatrudnianych w szkole – asystenta nauczyciela i asystenta osoby niebędącej nauczycielem (zatrudnionej za zgodą kuratora oświaty), prowadzących zajęcia w klasach I–III szkoły podstawowej (w tym specjalnej i integracyjnej), oraz asystenta wychowawcy świetlicy w szkole podstawowej.

----------------------

Możemy działać tylko dzięki Twojemu wsparciu! Twoja pomoc jest ważna.
 
Prowadzimy bezpłatne infolinie ekspertów i inne formy pomocy rodzicom. Jeżeli możesz wesprzyj nasze działania.
28 2490 0005 0000 4500 2748 0168
Fundacja Rzecznik Praw Rodziców
ul. Steinhausa 2/52, 02-747 Warszawa

 
Możliwe są też wpłaty on-line przez Dotpay 
Wesprzyj nas